Inleiding

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen verwerken.

Ook Muziekvereniging Amicitia Tilligte (verderop aangeduid als Amicitia) verwerkt persoonsgegevens.
Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je huisadres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen over die persoonsgegevens beschikken moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Van wie verwerkt Amicitia persoonsgegevens?

Amicitia verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn gegevens van:

• Leden, leerlingen, docenten, vrijwilligers en donateurs die bij Amicitia zijn geregistreerd.
• Mensen die ooit een lidmaatschap hadden of een muziekopleiding hebben gevolgd.
• Mensen waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Amicitia verwerkt persoonsgegevens welke alleen toegankelijk (versleuteld) zijn voor penningmeester en secretaris. Deze gegevens zijn veelal aangeleverd middels een door jou ingevuld registratie formulier en worden aan een digitaal bestand toegevoegd.

Waarvoor verwerkt Amicitia persoonsgegevens?

Als je lid, leerling, docent, dirigent, instructeur, vrijwilliger of donateur wilt worden van Amicitia hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven.

Als je eenmaal een relatie bent aangegaan dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over vereniging gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, muziekopleidingen, subsidieaanvragen en donatiebijdragen.

Verwerkt Amicitia ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is.

Amicitia controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen zoals een BSN-nummer niet worden geregistreerd.

Hoe gaat Amicitia met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Op gezette tijden wisselen wij roepnaam, achternaam, adres, e-mailadres en geboorte datum uit van leden, leerlingen en geldige getuigschrift(en) van de dirigent met de gemeente Dinkelland (ten behoeve van de structurele subsidie) Deze communicatie gaat middels versleutelde digitale communicatie of middels een versleuteld inlogsysteem (eHerkenning).

Actieve leden beschikken over elkaars adres en telefoonnummer (de bellijst). Dat kan handig zijn voor het maken van onderlinge afspraken.

Adresgegevens van donateurs ten behoeve van donateurskaartendruk worden gedeeld met een drukker waarmee Amicitia voordien een verwerkers overeenkomst heeft afgesloten die voldoet aan de AVG. Binnen de bovenliggende onderdelen kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie moeten worden opgehaald.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een jubileum. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Amicitia gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Amicitia van mij verwerkt?

Gegevens zijn on-line (website https://www.amicitiatilligte.nl/) niet beschikbaar gemaakt. Na aanvraag per e-mail bij secretaris of penningmeester kun je de persoonlijke gegevens die we verwerken inzien. Foto en video materiaal welke uitsluitend bedoeld zijn om onze activiteiten te documenteren zijn on-line beschikbaar gesteld met toestemming van de leden. Bij bezwaar tegen publicatie van content welke wordt aangeboden neem dan per e-mail contact op met de webmaster.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Amicitia kun je terecht bij het secretariaat. Bij bezwaar tegen publicatie van beeldcontent welke on-line wordt aangeboden neem dan per e-mail contact op met de webmaster.

Wijzigingen privacy beleid

Amicitia behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid.
Je kunt dit privacy statement raadplegen via https://www.amicitiatilligte.nl/privacy-reglement/